En el mundo estudiantil, empresarial e incluso personal a veces nos vemos abrumados por la cantidad de tareas que debemos completar. Podemos llegar a sentirnos atrapados en un ciclo en el que sentimos que hacemos mucho y a la vez nada. Pero ¿sabías que es posible disminuir la cantidad de estrés y agobio si somos capaces de priorizar nuestras tareas de manera correcta?
Cuando no tenemos una lista de prioridades clara no sabemos por dónde empezar a actuar. Esta desorganización en el trabajo puede llevarnos a gastar nuestras energías y nuestro tiempo en tareas que no sean tan importantes. Incluso podemos llegar a bajar la calidad de nuestro trabajo por hacerlo con la sensación de urgencia. Por no hablar del peligro de retrasar proyectos u olvidar tareas.
Lo que me parece más grave de no saber priorizar es la enorme cantidad de estrés que esto nos puede generar. La baja productividad y la incapacidad para cumplir con las expectativas puede afectar nuestra relaciones profesionales y personales. Incluso puede afectar la visión que tenemos de nosotros mismos. Pero el problema no eres tú, es la forma en la que priorizas tus tareas.
Por esto hoy te comparto una técnica sencilla y práctica para que aprendas cómo priorizar tus tareas y tomes el control de tu tiempo y tus recursos. Verás que priorizando de manera correcta, utilizarás tus recursos de manera inteligente y puede que hasta te quede tiempo y energía extra para hacer otras cosas.
La matriz de Eisenhower
¿Qué es?
La matriz Eisenhower es una herramienta de organización de tareas. Llamada así en honor al presidente 34 de Estados Unidos, Eisenhower, el cual fue reconocido por su buena gestión del tiempo y acertada toma de decisiones. Esta herramienta ayuda a organizar las tareas de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia.
Los cuatro cuadrantes
Esta matriz está compuesta por cuatro cuadrantes, estos se crean a partir de la combinación entre los atributos de Importante, Urgente, No importante y No urgente.
Primer cuadrante: Importante y urgente.
Segundo cuadrante: Importante y no urgente.
Tercer cuadrante: No importante y urgente.
Cuarto cuadrante: No importante y no urgente.
Dependiendo de en qué cuadrante encaje cada tarea por hacer, entonces sabremos como actuar. Pero antes de explicarte esto, me parece importante aclarar la diferencia entre importante y urgente.
¿Cómo diferenciar Importante de Urgente?
Las tareas urgentes son aquellas que se tienen que atender cuanto antes. Son esas tareas que si no se realizan tienen consecuencias inmediatas. No puedes hacer esperar a una tarea urgente, independientemente de que sea o no importante para ti. Tienen una visión a corto plazo.
Las tareas importantes son aquellas que se enfocan en ayudarte a alcanzar metas u objetivos que son congruentes con tus valores y con eso que quieres para tu vida. Por lo general su realización no produce resultados inmediatos ni evita consecuencias inmediatas. Tienen una visión más a largo plazo.
Esta diferenciación evidentemente dependerá de cada individuo, pues puede que para mi algo que es importante para el otro no lo sea. Es por eso que debe existir mucha claridad sobre qué queremos.
Ejemplo
Para su mayor comprensión, voy a ilustrar sus diferencias con un ejemplo.
Supongamos que tienes un estilo de vida muy ajetreado que te mantiene estresado por largos periodos de tiempo y entre las diferentes tareas que tienes que cumplir cada día, dejas de lado el cuidado de tu salud física. Sabes que para bajar tus niveles de estrés y evitar afectaciones a largo plazo debes tomarte un tiempo para hacer ejercicio.
Un día te propones ir a correr 30 min al final de la jornada laboral porque es importante para ti comenzar a cuidar de tu salud. Pero entonces recuerdas que debes ir a pagar la luz porque es el día límite de pago y si no lo haces se quedarán sin el servicio. Añadidamente te llaman para discutir los pormenores de un proyecto que comienza al día siguiente y al final terminas utilizando tus 30 min para esas tareas que no añaden nada en el beneficio de tu salud pero son necesarios de atender porque si no lo haces sus consecuencias son inmediatas.
Las tareas urgentes en este caso (ir a pagar la luz y responder la llamada) desplazaron de la lista de pendientes a la tarea importante (hacer ejercicio). Precisamente porque las tareas urgentes se den hacer cuanto antes. No ejercitarse un día no afecta significativamente tu salud pero ¿Qué pasa si seguimos posponiendo la tarea importante? seguramente resulte en situaciones catastróficas a largo plazo.
Por eso es importante darles tiempo y lugar a tareas urgentes e importantes. Es a esto a lo que nos ayuda la matriz de Eisenhower.
¿Cómo utilizar la matriz Eisenhower?
Una vez sabiendo diferenciar las tareas, entonces podemos proceder a utilizar con éxito la matriz. Como paso número uno, haz una lista de todos los pendientes por hacer. Después comienza a filtrarlos y pregúntate ¿Es urgente o no es urgente? con esa respuesta en mente luego pregúntate ¿Es importante o no es importante?. Y así ve acomodando las tareas en el cuadrante que le corresponda.
Una vez que todas las tareas están asignadas a un cuadrante, es momento de interpretar.
- Primer cuadrante: Están todas aquellas tareas que son importantes y urgentes. Es decir, su realización no puede esperar y además no se trata de tareas que no añadan valor a nuestra vida. Estas son las tareas que debes de completar antes que nada.
- Segundo cuadrante: Contiene las tareas importantes pero no urgentes. Realizarlas nos traerá beneficios, pero no tienen que realizarse en la inmediatez del momento. Esto a veces nos lleva a postergarlas haciendo que eventualmente pasen al primer cuadrante. Para evitar eso, debes agendar dichas tareas. Darles un espacio en tu lista de cosas por hacer.
- Tercer cuadrante: Son aquellas tareas que no son importantes pero sí urgentes. Estas tareas suelen ser una piedra en el camino porque consumen nuestro tiempo y no nos acercan a nuestros objetivos, sin embargo, existen y son necesarias de realizar. La principal recomendación para estas tareas es delegarlas a alguien más. Pero si eso no es posible es necesario aprender a poner límites para que no consuman mucho de tu tiempo.
- Cuarto cuadrante: Las tareas no importantes y no urgentes. No son prioritarias. No deberían ser objeto de nuestra atención porque son tareas que pueden esperar. La idea principal apunta a eliminar estas actividades de nuestra lista de pendientes o, en otro caso, llevarlas a cabo en momentos en donde no tengamos otras cosas por hacer.
La matriz de Eisenhower es una herramienta eficaz de priorización de tareas. Si sabemos implementarla puede traer enormes ventajas a nuestra planificación de actividades y gestión del tiempo. Nos ayuda a evitar un gasto de energía innecesario en tareas que no nos acercan a nuestros objetivos. Y sobre todo nos otorga la tranquilidad de que todo tiene un tiempo y un lugar para realizarse.
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